Erscheinungsdatum: 08.11.2024

FIRMENFEIER

FIRMENFEIER

Sie finden zuerst allgemeine Informationen und im Anschluss werden einige Möglichkeiten vorgestellt.

Firmenfeiern können steuerlich abgesetzt werden, es gibt einige Regeln und Einschränkungen.

Hier die wichtigsten Punkte

bei Firmen internen Veranstaltungen:

• Betriebsveranstaltung: Firmenfeiern (wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste etc.) zählen als Betriebsveranstaltungen und können abgesetzt werden, wenn sie überwiegend betrieblich veranlasst sind
• Kostenabzug: Die Kosten für Verpflegung, Raummiete, Unterhaltung, Dekoration und sogar Anreisekosten können im Rahmen solcher Feiern als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
• Teilnehmer:innenkreis: Es sollte sichergestellt sein, dass die Veranstaltung allen Mitarbeiter:innen offensteht.
• Freibetrag für Mitarbeiter:innen: bis zu € 365,- pro Mitarbeiter:in und Jahr gelten als steuerfreier Vorteil. Werden mehr als € 365,- pro Person ausgegeben, unterliegen die übersteigenden Kosten der Lohnsteuer und Sozialversicherung.
• Geschenke an Mitarbeiter:innen: bis zu € 186,- pro Mitarbeiter:in und Jahr sind steuerlich nutzbar.
• Umsatzsteuer: Die Vorsteuer aus den Aufwendungen für die Betriebsfeier ist abziehbar, wenn die Feier ausschließlich für Mitarbeiter:innen stattfindet.

Durch die Einhaltung dieser Punkte kann man die Firmenfeier steuerlich optimal nutzen.

bei Firmen externen Veranstaltungen:

Wenn externe Personen (wie Geschäftspartner:innen, Kund:innen oder andere Gäste) zur Firmenfeier dazu eingeladen sind, gelten strengere steuerliche Vorschriften.
Hier die wichtigsten Regeln:

• Keine Betriebsausgabe für Bewirtung externer Personen: Die Kosten für die Bewirtung von externen Personen (Kund:innen, Geschäftspartner:innen) sind in der Regel keine Betriebsausgaben.
  Das gilt, da Bewirtungskosten für betriebsfremde Gäste als "nicht abzugsfähiger Repräsentationsaufwand" gelten.
• Teilweise Abzugsfähigkeit für Mitarbeiter:innenanteil: Falls jedoch Mitarbeiter:innen auch teilnehmen, können anteilig die Kosten, die auf deren Anteil entfallen, als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
  Die genaue Aufteilung der Kosten (z.B. nach Kopfquote oder Kostenstellen) muss jedoch nachvollziehbar dokumentiert werden.
  Es empfiehlt sich, alle Aufwendungen detailliert aufzulisten und zu dokumentieren, um bei einer Betriebsprüfung die Abgrenzung zwischen Mitarbeiter:innen und externen Gästen sauber darzustellen.
• Vorsteuerabzug eingeschränkt: Der Vorsteuerabzug ist bei Bewirtungskosten für externe Gäste ebenfalls nicht möglich, da hier der Charakter der Repräsentation überwiegt.
  Auch hier kann jedoch ein anteiliger Vorsteuerabzug für die Kosten, die auf die Mitarbeiter:innen entfallen, geltend gemacht werden.
• Alternative Gestaltung für Abzugsfähigkeit: Falls die Veranstaltung geschäftlichen Charakter (wie eine Kundenveranstaltung oder eine Pflege von Geschäftspartner: innen oder ein Seminar) hat, können alle Kosten als Betriebsausgabe absetzbar sein.
  In diesem Fall ist eine detaillierte Dokumentation und eine genaue Liste der Teilnehmer:innen notwendig. Es soll damit der geschäftliche Charakter belgründet sein, nämlich dass der Anlass überwiegend betrieblicher Natur war.
  Andernfalls ist das steuerliche Risiko einer privaten Einstufung hoch.

Kundenevents als Marketingaufwand

Produktpräsentationen und Imagepflege: Kundenveranstaltungen mit Fokus auf Produktpräsentationen, Schulungen oder Imagepflege können als Marketingaufwendungen deklariert werden. Dazu zählen z. B. auch Workshops oder Hausmessen.

100 % Absetzbarkeit: Wenn der Hauptzweck des Events die Präsentation der Firma oder deren Produkte ist, können die Kosten als Werbeaufwand geltend gemacht werden und sind zu 100 % abzugsfähig. Der geschäftliche Zweck muss jedoch klar ersichtlich sein zB durch digitale Präsentation (Website und Social Media),Videopräsentation, Leistungsbroschüren und Flyer,

oder auch wenn verschiedene interessante und relevante Themen vorgestellt werden, die die eigene Expertise vermitteln,…

Freigrenzen

• Freigrenzen beachten: Die Ausgaben dürfen nicht als luxuriös oder unangemessen betrachtet werden, da diese nicht absetzbar wären.
• Geschenke an Kunden: Bei kleinen Aufmerksamkeiten oder Werbegeschenken gilt eine Freigrenze von € 40 ,- pro Jahr und Kunde.

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Die Präsentation von Firmenleistungen kann strategisch genutzt werden, um Kundenbindung und Markenbekanntheit zu stärken.

Hier sind weitere wirkungsvolle Möglichkeiten detaillierter dargestellt, um Firmenleistungen vorzustellen und steuerlich effizient zu gestalten:

1. Firmen-Events und „Tag der offenen Tür“

• Präsentationsmöglichkeit: Ein „Tag der offenen Tür“ bietet eine lockere Atmosphäre, in der Kunden und potenzielle Neukunden das Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen näher kennenlernen können. Auch Betriebsführungen und Vorführungen können Teil des Events sein.
• Steuerlicher Vorteil: Die Kosten für solche Events können als Werbeaufwendungen angesetzt werden, wenn sie primär der Kundengewinnung und Imagepflege dienen.
  Dokumentation des Zwecks und Teilnehmer:innenlisten sind notwendig, um die steuerliche Anerkennung zu sichern.

2. Produktvorführungen und Demonstrationen

• Präsentationsmöglichkeit: Produktdemos, Präsentationen und Live-Vorführungen, ob vor Ort oder digital, bieten eine direkte Vorstellung der Produktvorteile und Besonderheiten.
  Solche Veranstaltungen können entweder für eine ausgewählte Kundengruppe oder im Rahmen größerer Events stattfinden.
• Steuerlicher Vorteil: Die Kosten für Vorführungen können vollständig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn diese der Werbung und Kundengewinnung dienen.
  Auch bei diesen Events ist eine klare Dokumentation entscheidend.

3. Workshops und Schulungen

• Präsentationsmöglichkeit: Kunden können über interaktive Workshops und Schulungen gezielt mit den Produkten oder Dienstleistungen vertraut gemacht werden.
  Dies ist besonders effektiv in Branchen, in denen eine tiefere Einführung in die Nutzung von Produkten notwendig ist.
• Steuerlicher Vorteil: Kosten für die Organisation und Durchführung von Workshops, die den Nutzen der Produkte oder Dienstleistungen verdeutlichen, sind als Werbungskosten abzugsfähig.
  Notwendig ist hier die Abgrenzung zu Schulungen für Mitarbeiter:innen, die anderen steuerlichen Regeln unterliegen.

4. Sponsorings und Kooperationen mit Events

• Präsentationsmöglichkeit: Durch Sponsoring von Branchen-Events oder anderen themenrelevanten Veranstaltungen kann die Firma ihre Leistungen präsentieren und gleichzeitig das eigene Netzwerk ausbauen. Sponsoring-Auftritte ermöglichen oft Standpräsenz, Branding und Vortragsmöglichkeiten.
• Steuerlicher Vorteil: Sponsoring kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, wenn ein direkter Zusammenhang zur Kundenbindung oder Neukundengewinnung besteht.
  Hier sollte inbedingt der Werbecharakter im Vordergrund stehen und klar dokumentiert sein.

5. Online-Präsentationen und Webinare

• Präsentationsmöglichkeit: Besonders in der digitalen Welt sind Webinare, Live-Demos und Online-Präsentationen eine hervorragende Möglichkeit, Kunden und Interessenten auf kostengünstige und bequeme Weise zu erreichen. Diese können auch aufgezeichnet und nachträglich zur Verfügung gestellt werden.
• Steuerlicher Vorteil: Die Kosten für die Erstellung und Durchführung solcher digitaler Events sind als Werbungskosten abzugsfähig, wenn die Marketingabsicht dokumentiert ist.
  Auch die Kosten für die technische Plattform und Werbemaßnahmen im Vorfeld sind absetzbar.

6. Teilnahme an Messen und Ausstellungen

• Präsentationsmöglichkeit: Messen bieten eine wertvolle Plattform, um die Firma einem großen Publikum vorzustellen und direktes Feedback von potenziellen Kunden zu erhalten.
  Messeauftritte ermöglichen es zudem, im direkten Wettbewerb hervorzustechen.
• Steuerlicher Vorteil: Ausgaben für Standmiete, Design und Eventmaterialien können als Werbungskosten angesetzt werden, wenn die Messebesuche primär der Geschäftsanbahnung dienen.

7. Networking-Events und Branchen-Treffs

• Präsentationsmöglichkeit: Durch Networking-Events kann die Firma in lockerer Atmosphäre ihre Leistungen vorstellen.
  Branchen-Treffs bieten ebenfalls Gelegenheit, mit potenziellen Kunden oder Partner:innen ins Gespräch zu kommen.
• Steuerlicher Vorteil: Wenn der Fokus auf Geschäftsanbahnung und Kundengewinnung liegt, können die Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden, müssen aber entsprechend dokumentiert werden.

Mit diesen Strategien kann die Präsentation von Firmenleistungen nicht nur gezielt zur Kundenbindung und Neukundengewinnung eingesetzt werden, sondern auch steuerlich optimal gestaltet werden. Wichtig ist eine sorgfältige Planung und Dokumentation, um die steuerliche Anerkennung sicherzustellen.

Freundliche Grüße,
Christine Hapala & Thomas Hapala

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